“La diferencia entre el rico y el pobre es que el pobre lo hace todo con sus propias manos, mientras que el rico contrata manos para que lo hagan todo.”
Betty Smith
La gestión adecuada de la carga de trabajo es una parte esencial en la actualidad dentro del medio ambiente empresarial y de negocios, ya que la mayoría de las empresas esperan que sus empleados aumenten su productividad con el fin de hacer frente a más tareas u objetivos pero ¿Cómo podemos derrotar la sobrecarga de trabajo?
¿Qué es exactamente “sobrecarga de trabajo”?
Siempre que nos enfrentemos a una cantidad de tareas que exceda el límite de lo humanamente posible a nivel del trabajo que podemos realizar en una cantidad de tiempo finita, estamos hablando de sobrecarga de trabajo. La sobrecarga se produce cada vez que tenemos muy poco tiempo disponible para un nivel de trabajo muy alto, lo que nos obliga a trabajar más allá de nuestras horas habituales. La sobrecarga de trabajo puede ser perjudicial para nosotros ya que causa estrés y mucha presión mental, además hay que tener en cuenta el hecho de que reduce el tiempo de recuperación física entre los días laborables.
¿Cómo hacer frente a la sobrecarga de trabajo?
En primer lugar es importante detectar la razón por 
la que te enfrentas con una alta carga de trabajo y – si es posible – eliminar las razones de ello. La sobrecarga de trabajo no está necesariamente causado por un flujo de trabajo adicional, pero si puede ser el resultado de diferentes errores cometidos por nosotros mismos o por nuestros compañeros de trabajo. Por lo tanto es importante que te hagas la pregunta de si estás manejando tu tiempo lo más eficiente posible y si eres capaz de mejorar tu productividad. Los siguientes artículos pueden ayudarte a conseguirlo:
Sin embargo, si llegas a la conclusión que ni tú ni ninguna otra influencia exterior es la causa de tu carga de trabajo, podemos entonces empezar a discutir las diversas técnicas que te ayudarán a superar dicha sobrecarga. Existen empresas que realizan cursos de entrenamiento en el manejo del estrés con el fin de ayudar a sus empleados a poder hacer frente a la sobrecarga de trabajo. Yo sin embargo creo que las técnicas para el manejo del estrés se centran demasiado en el efecto del estrés en las personas, enseñando a los empleados a cómo reducir dicho estrés, en lugar de centrarse en la causa principal que causa ese estrés que es simplemente la exceso de trabajo.
1. Establezca prioridades
Cada vez que te enfrentas a una sobrecarga de trabajo es importante que tú mismo establezcas prioridades para ejecutar tus tareas en función de su urgencia y/o importancia. La priorización te ayuda a centrarte en tus tareas primordiales que contribuirán a que salgas temprano, mientras tanto puedes dejar de lado esas tareas que requieren mucho tiempo pero que no son importantes ni contribuyen en el resultado de tu objetivo. Existen numerosas técnicas de priorización disponibles, sin embargo tendría que ser muy sencillo dar prioridad a las tareas del tipo A o “muy importante” de las del tipo C o “no es importante”.
2. Controle sus emociones
Algo que muchas personas hacen si no están acostumbradas a trabajar con presión y con sobrecarga de trabajo es entrar en pánico e imaginar el peor resultado posible. Es muy importante que controles tus emociones cuando te enfrentes con una situación realmente estresante, ya que estas situaciones no requieren de respuestas emocionales pero si decisiones que has analizado mientras estas en calma. El estrés y el temor sólo harán que cometas errores por descuido, lo que aumentará aún más tu carga de trabajo. La forma en que respondes a la tensión depende de tu forma de pensar y de tus creencias.
3. Delegue el Trabajo
Muchos empleados consideran la delegación del trabajo sólo como un intento de eludir la responsabilidad, sin embargo en algún momento de tu carrera tendrás que delegar al menos partes de tu trabajo, sobre todo porque la cantidad de actividades a la que puedes hacer frente es limitada. Trata de delegar tareas que consuman mucho tiempo pero que sean relativamente fáciles a becarios u otras tareas que se puedan hacerse fácilmente por alguien con menos experiencia de la que tienes tú. También puedes delegar tareas mundanas, esto te ayudara a concentrarte en aquellas tareas con las cuales conseguirás resultados más elevados para tus objetivos.
4. Organice y planifique
En situaciones en las que te enfrentas a una sobrecarga de trabajo puede ser muy útil crear una lista de “tareas por hacer” o incluso un plan de acción que te ayudara a obtener una visión general de una situación supuestamente caótica. La diferencia entre una lista de cosas por hacer y un plan de acción es que tu lista de tareas contiene todas tus actividades y las tareas diarias que debe ser finalizadas y que se renuevan día a día. Los planes de acción son útiles para precisar lo que es necesario llevar a cabo para completar tus metas principales. Sin embargo, los planes de acción te ayudaran a dividir tus objetivos principales en pequeños sub-objetivos y a planificar tareas de largo tiempo de duración.
5. Elimine tareas innecesarias
La sobrecarga de trabajo no sólo consiste en tareas de gran importancia, sino también involucran las tareas menos importantes o incluso innecesarias con las cuales te puedes ahorrar mucho tiempo si las cancelas. Trata de eliminar la mayor cantidad de tareas posibles que no sean necesarias en ese momento o que no contribuyan a la consecución de tus objetivos.
