Este artículo sobre la productividad te mostrará las diferentes formas de poder aumentar tu rendimiento para lograr una mejora significativa y constante de tu productividad a largo plazo.
Definición de productividad:
¿Qué es productividad y cuáles son los beneficios de un aumento de la productividad? La productividad (desde un punto de vista económico) es la capacidad o relación que existe entre lo que se ha producido y los medios que se han empleado para conseguirlo.
La productividad suele estar asociada a la eficiencia y al tiempo: cuanto menos tiempo se invierta en lograr el resultado anhelado, mayor será el carácter productivo del sistema.
“Cuando damos lo mejor de nosotros mismos, nunca sabemos que milagros se producirá en nuestra vida o en la de los demás.”
Helen Keller
Pero nos vamos a centrar en la productividad en el trabajo o para ser más precisos: Tu productividad. ¿Cuáles son los beneficios de un aumento de la productividad personal? Entre más productivo sea tu trabajo más competitivo serás, además: aumentar la productividad permite un crecimiento real del salario.
¿Cómo mejorar la productividad?
En tu vida profesional lo más probable es que te enfrentes a la tarea “A” que se debe realizar dentro de una cierta cantidad de tiempo “x”. La mayoría de las veces la cantidad de tiempo que ciertamente tienes no es ilimitada, así que tendrás que encontrar soluciones que te ayudan a aumentar la productividad para que también puedas lograr terminar tus otras tareas “B”,“C” y “D”. La productividad es sin duda un factor clave para el éxito, porque hay situaciones en las que es absolutamente necesario realizar una gran cantidad de trabajo en un corto período de tiempo.
He aquí cómo puedes aumentar la productividad y lograr una significativa mejora de la misma:
1. Visión general y lista de cosas por hacer:
La clave principal para poder aumentar la productividad es obtener una visión general de todas las tareas que hay que realizar. Esto incluye todas las tareas que tienes que llevar a cabo diariamente, así como las tareas adicionales que hay que hacerse en ese día. En primer lugar, puedes empezar creando una lista de cosas por hacer de forma general, en dicha lista indicaras todas tus tareas que deben realizarse de forma repetida días tras día dispuestas de acuerdo a su prioridad.
Esta sería tu lista de tareas general, el siguiente paso es crear una lista de tareas diarias en la cual enumeraras todas las tareas adicionales que tienes que hacer en ese día en particular, una vez más dispuestas de acuerdo a su prioridad. Durante la creación de estas listas debes categorizar las tareas desde “Muy Importante – Que hay que hacer inmediatamente”, “Importante – Aunque no tan urgente” hasta “Sin Importancia – No urgente”.
La clave para aumentar la productividad es centrarse ahora en tus tareas importantes y sólo después de completar esas tareas, terminar las tareas sin importancia. Si una tarea no tiene que ser completada entonces deshazte de ella y quítala de la lista de tareas, este es el mejor aumento en la productividad a la que puedes llegar.
2. La “lista de tareas adicional”:
En el caso de que hayas creado una lista de tareas por realizar con todas las tareas que tienes que hacer en ese día, también puede ser de gran ayuda para mejorar la productividad que definas claramente las tareas en forma detallada y especifiques qué es exactamente lo que necesitas hacer para lograr terminar esas tareas de forma eficiente.
3. La procrastinación y la distracción:
Esto puede reducir tu productividad sin que ni siquiera te des cuenta. Esto se da en forma de descansos para fumar de forma regular, para tomar café o incluso en la comprobación constante de mensajes de correo electrónico o viendo cualquier tipo de noticias en Internet. Todas estas cosas te distraen de tus tareas principales, interrumpen tu flujo de trabajo y te tomarán un tiempo precioso que podría haber sido invertido en terminar las tareas por hacer. Aumenta la productividad evitando estas interrupciones (por ejemplo, revise su correo electrónico sólo 2 o 3 veces al día: por la mañana, después del almuerzo y dos horas antes del final de tu jornada de trabajo).
4. El negocio antes que el placer:
Puedes aumentar tu productividad centrándote en realizar una tarea desagradable antes de completar las tareas que más te gusten. En primer lugar, esto te motivará si piensas de la siguiente forma: “Una vez que termine la tarea desagradable X puedo centrar toda mi atención en esa interesante tarea que me ha dado mi jefe” y en segundo lugar, te ayudará a evitar realizar tareas desagradables durante la fase del día en que tienes menos energía y menos concentración (justo después del almuerzo).
5. Acerca de la fase de baja energía:
Otra de las claves para aumentar la productividad es ser consciente de tu “ciclo de concentración”. Trata de identificar en qué momentos de tu vida cotidiana tienes picos de concentración y de productividad y en qué momentos te sientes cansado y poco concentrado. Trata de completar tus tareas más importantes y más urgentes dentro de tu ciclo de alta concentración y asigna tareas sin importancia para otros momentos.
6. Sesiones de Alta-Productividad:
Las llamadas sesiones de Alta-Productividad te ayudaran a mejorar tu productividad de manera drástica y te ayudarán a evitar las interrupciones. Estas secciones literalmente impulsaran la productividad ya que te permiten concentrar toda tu atención y esfuerzo en tus tareas sin que te interrumpan. Verás que una sesión de Alta-Productividad te ayudará a hacer más trabajo en menos tiempo.
Definición de sesión Alta-Productividad: Una sesión de Alta-Productividad es un período de tiempo en el cual solo te centraras en tus tareas. Es importante que no te interrumpan durante las sesiones (ni por teléfono, ni por correo electrónico, ni por tus compañeros, etc.). Una sesión de Alta-Productividad puede durar desde 30 minutos hasta un máximo de una hora y media.
7. Un entorno productivo:
Tu entorno de trabajo tendrá una gran influencia en tu productividad, de manera positiva en forma de una mejora de la productividad o negativamente por la disminución de tu productividad. Imagínate a ti mismo eligiendo un cibercafé como espacio de trabajo; rodeados de mujeres chateando y por el crujir de los periódicos, la atmósfera frenética y la distracción no te permitirá concentrarte en tus tareas. Por el contrario: un lugar de trabajo en silencio, sin acceso a internet, televisión, etc. te ayudará a realizar tu trabajo sin ser interrumpido o distraído.
8. La multitarea mata la productividad:
La multitarea te distraerá continuamente a medida que tienes que cambiar de una tarea a otra, sin haber completado la primera. Optimiza y aumenta tu productividad al evitar centrarte en múltiples tareas a la vez.
La productividad nunca es accidente. Siempre es resultado de un compromiso con la excelencia, planificación inteligente y esfuerzo concentrado.
Paul J. Meyer
Bibliografía consultada:
- John Rampton. 15 Ways to Increase Productivity at Work. INC.com
