Beneficios de trabajar desde casa: Una guía para empresas

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Trabajar desde casa

Trabajar desde casa también conocido como teletrabajo es una tendencia creciente del entorno laboral actual en el que los empleados pueden conectarse fácilmente desde cualquier lugar donde se encuentren. Una política de empresa que ofrezca trabajar desde casa no es más que un acuerdo entre el empleador y los empleados que prefieran trabajar en remoto con todos los beneficios que esto conlleva. Esta política define las expectativas, responsabilidades, quienes pueden acogerse y otras pautas relacionadas con la misma. En resumen, garantiza que todos los empleados comprendan lo que se les exige cuando eligen trabajar desde su casa.

Mientras que algunas compañías ya ofrecen la opción de trabajar en remoto, otras solo se acogen a ellas durante las emergencias. Como, por ejemplo, lo que está pasando en este momento. El coronavirus ha provocado una revolución en el escenario del trabajo desde casa. A medida que el terror del Covid-19 continúa extendiéndose, muchos empleadores ya han considerado el trabajo desde casa como algo que hay que tomarse muy serio para evitar una reducción de la productividad. Las principales compañías como Google, Microsoft o Cisco han creado herramientas de teleconferencia para que el trabajo desde casa sea más cómodo que nunca.

Cualesquiera que sean las circunstancias, las empresas necesitan una política definida sobre el teletrabajo para que funcione adecuadamente. Esta política se puede adaptar según las necesidades y requisitos de la empresa. A su debido tiempo, esta política se puede modificar de acuerdo con los valores cambiantes en cada momento.

Los elementos claves que debe incluir una política de teletrabajo serían los siguientes:

1. Resumen y propósito de la política

Se debe mencionar claramente cuál es la intención de esta política y lo que se pretende lograr al proporcionar oportunidades de trabajar desde casa a los empleados. Tiene que comunicarse la importancia de la política y cómo se implementará en el futuro. Debería mejorar la propuesta de valor general de los empleados, maximizando la experiencia laboral de los miembros de su equipo.

2. Alcance y elegibilidad

Especifique qué puestos están disponibles para el trabajo en remoto dentro de la organización teniendo en cuenta las responsabilidades frente al cliente, las limitaciones de software y los riesgos de ciberseguridad. Esto ayudará a reducir el trabajo excesivo o innecesario de solicitudes de teletrabajo.

Además, aclare quién aceptará las solicitudes de teletrabajo y sobre qué base se evaluará cada solicitud. ¿RR.HH. supervisará el proceso o el gerente de cada área lo revisará de forma individual?

Sin embargo, deben considerar los siguientes elementos antes de decidir “quién” puede trabajar desde casa:

  • ¿La naturaleza del trabajo del empleado le permite trabajar desde casa?
  • ¿Existe algún problema de seguridad o privacidad?
  • ¿Puede llegar a ser difícil la comunicación con los empleados remotos?
  • ¿Tienen el software o equipo requerido para trabajar desde casa?
  • ¿Cuáles son las condiciones en el lugar de trabajo del empleado?

Además de estos, la política de trabajo en remoto también debe mencionar “cuándo” los empleados pueden trabajar desde casa. En general pueden trabajar desde casa de las siguientes formas:

  • En ciertas ocasiones.
  • A tiempo completo.
  • Todos los días, dividiendo su tiempo entre estar en el lugar de trabajo físico y su estación de trabajo remota.

3. Medidas de productividad

La política también debe especificar cómo se medirá la productividad de los trabajadores remotos. Se puede evaluar de varias maneras, por ejemplo, el tiempo dedicado al proyecto, la cantidad de casos manejados, la cantidad de interacciones con los clientes y más. Las empresas deben decidir cómo quieren que se evalúe a sus trabajadores remotos.

4. Equipamiento y soporte técnico

Debe indicar qué equipo y soporte técnico se ofrecerá a los empleados remotos. Si la compañía espera que usen sus propios ordenadores de casa, por ejemplo, debe mencionarse en la política. También debe describir lo que se supone que deben hacer cuando tienen dificultades técnicas además de tener un plan de acción para cuando ocurran dichas incidencias.

5. Medidas de respuesta

La política debe definir si se espera que los trabajadores remotos respondan de inmediato al jefe de área o a un compañero. Además, debería racionalizarse los canales de comunicación promoviendo un vínculo saludable entre los trabajadores y los supervisores.

6. Entorno físico

Si la empresa prefiere que los trabajadores remotos trabajen en un entorno físico particular, hay que incluirlo en la política. Muchas compañías tienden a probar los entornos antes de comenzar a trabajar de forma remota.

7. Seguridad

Todas las solicitudes específicas con respecto a la seguridad oficial y la confidencialidad del cliente deben establecerse en la política. Por ejemplo, si no desea que su trabajador remoto use un WiFi público, entonces debe mencionarse que los empleados deben ser cautelosos mientras trabajan desde un lugar público.

Diez ventajas de trabajar en remoto y por que lo necesitamos implementar ahora mismo

1. Mucho menos espacio de oficina

El alquiler de espacios de oficina es un gasto significativo para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Además, el mantenimiento y las reparaciones tienen un costo adicional. Trabajar desde casa permite ahorrar dinero en el espacio de oficina que puede utilizarse mejor en muchas otras cosas.

2. Puedes contratar a los mejores a nivel mundial

No importa de dónde se encuentren, puedes contratar a los mejores talentos para trabajar. La tecnología e Internet están facilitando la búsqueda, revisión y contratación de grandes candidatos en todo el mundo. Existen numerosas herramientas que los reclutadores profesionales pueden usar para explorar. Herramientas como LinkedIn encabezan la lista de las herramientas esenciales y modernas para los reclutadores.

Y hay más que eso. Tus empleados remotos pueden promocionar la marca de la empresa simplemente compartiendo su orgullo de estar asociados con ella. Te brinda una oportunidad fantástica para mejorar la imagen de la compañía.

3. Mayor retención

Las oportunidades de trabajar desde casa juegan un papel importante en la decisión de un empleado de dejar un trabajo y las empresas que lo ofrecen pueden ver una rotación significativamente menor que las que no lo hacen. Hay dos razones principales por lo que pasa esto. Primero, la mayoría de los trabajadores remotos se mantienen felices y tienen menos probabilidades de buscar un trabajo diferente con otras compañías. En segundo lugar, experimentan un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y no experimentan un agotamiento mental de forma tan fácil.

4. Un menor ausentismo

Trabajar desde casa es la mejor opción viable para disminuir el absentismo de los empleados. Permite que los propios empleados se cuiden y sigan haciendo el trabajo. En términos simples, trabajar desde casa les da la flexibilidad para establecer su propia rutina. Les permite cuidar a sus hijos enfermos o hacer mandados sin tomarse un día completo de la oficina.

5. Mayor cantidad de horas de trabajo

Las personas que trabajan desde casa pierden menos tiempo en desplazamientos. Están en su oficina justo cuando se despiertan. Ahorran dinero, energía y esto actúa como un gran refuerzo de la moral. Por lo tanto, el tiempo de desplazamiento se puede usar para hacer un trabajo real, haciendo que las horas de trabajo sean más largas de lo habitual.

6. Horario de trabajo flexible

Una política de trabajo desde casa permite ajustar los días y las horas de trabajo. Los empleados no sienten prisa, toman descansos en cualquier momento que deseen y pueden administrar un equilibrio perfecto entre la vida laboral y personal. Este factor juega un papel importante en la vida de los padres que tienen niños pequeños. Es la mejor manera de equilibrar la necesidad de ingresos de su familia con sus necesidades para pasar tiempo con ellos.

7. Incremento de la productividad

Si cree que el coronavirus afectará su productividad y su negocio, probablemente esté equivocado.

Según este estudio realizado por IPSOS para Samsung Electronics, durante el estado de alarma el 36% de los españoles se pasaron al teletrabajo y según dicho estudio, estos trabajadores se han sentido un 45% más productivos durante la cuarentena.

Las razones para maximizar la productividad en el trabajo desde casa son muchas. En primer lugar, los empleados pueden controlar las condiciones de trabajo. Como, por ejemplo, pueden mantener la temperatura ambiente como quieran, a algunos les puede gustar la música mientras que otros quieren trabajar sentados en el jardín. Tales ventajas son infinitas.

8. No más tráfico y congestiones

La congestión del tráfico en las horas pico es el mayor desafío que enfrentan los empleados todos los días. De hecho, el trabajo desde casa es la única solución práctica para afrontarlo. También se vuelve más barato ya que no tienen que preocuparse por sus gastos de viaje.

9. Reducción en el nivel de estrés

Cuando trabajas desde casa, casi no hay distracciones en la oficina. No hay compañeros de trabajo molestos, ni políticas de oficina como la forma de vestir, ni presión mental. Bajo esta condición, eres libre de ser tan creativo como puedas ser. Además, puedes personalizar la configuración de tu propio lugar de trabajo. Un estudio de la Universidad de Hyogo en Japón encontró que solo al agregar plantas a su lugar de trabajo podría reducir el estrés laboral y los sentimientos negativos en un 30-60 por ciento.

10. Un cuerpo más saludable

Trabajar desde casa permite ahorrar algo de tiempo extra cada día. Es entonces cuando se puede comenzar a tener un cuidado especial para la salud. Puedes dormir un poco más o gastarlos en actividades físicas. Si te sientas mejor, puedes obtener una mejor postura y evitar el dolor de espalda. ¡También evitarás la comida basura de las máquinas de venta de la oficina y comenzar a cocinar almuerzos saludables! Todo esto lo llevará a una mejor salud física y mental que también mejorará tu vida diaria.

¿Cómo pueden los gerentes involucrar y motivar a los empleados a que trabajen desde casa?

Gestionar a los empleados en situaciones inciertas como el estallido de una pandemia puede ser extremadamente desafiante para los gerentes. El trabajo remoto ya no es un lujo para los empleados, sino una necesidad absoluta. Mantener a los empleados comprometidos y motivados en su nuevo entorno a gran escala en tan poco tiempo puede ser abrumador.

Afortunadamente, la mayoría de las organizaciones se están equipando o se han equipado para continuar con los negocios habituales cambiando de marcha repentinamente y adoptando prácticas de teletrabajo.

Aquí hay áreas cruciales en las que las organizaciones deben trabajar ahora mismo para que la transición de trabajar desde la oficina a casa sea fluida y efectiva:

Buscar mejores formas de comunicación:

La necesidad de una comunicación efectiva es ahora más que nunca. Cuando los empleados regulares de su oficina tienen que cambiar repentinamente de entorno a tener que trabajar desde casa, sentirse aislado y desmotivado es bastante natural.

Redefina la forma de comunicarse en la organización. Invierta en mejores herramientas de videoconferencia y de colaboración, cree un foro para que los empleados compartan actualizaciones personales y profesionales y asigne tareas grupales para fomentar el trabajo en equipo. Comuníquese y mantenga conversaciones frecuentes con los empleados y asigne tiempo para discusiones “no laborales”.

Establecer objetivos significativos:

Trabajar desde casa a menudo está sujeto a distracciones y se hace difícil establecer límites entre la vida personal y profesional. Por lo tanto, es extremadamente importante establecer objetivos significativos para los empleados para garantizar la utilización efectiva del tiempo. Diseñe una nueva estructura de objetivos teniendo en cuenta el nuevo entorno. Establezca objetivos claros y métricas específicas que permitan realizar un seguimiento de los resultados y medirlos de manera efectiva. Realice reuniones virtuales de vez en cuando para estar al día y asegurarse de que las cosas estén encaminadas.

Fomentar el aprendizaje:

Sus empleados están ahorrando una cantidad significativa de tiempo en los desplazamientos a la oficina y querrían aprovechar al máximo el tiempo. Es un buen momento para aprender algo nuevo y los gerentes pueden contribuir a fomentarlo. Hoy, la mayoría de los empleados quieren capacitarse en las habilidades del mañana, especialmente los cursos de Inteligencia Artificial, Aprendizaje automático y Análisis de datos son los mejores en el mercado. Puede ofrecer varios cursos para elegir entre una gran cantidad de cursos en línea que están disponibles en el mercado.

Brindar asistencia para equipos y otras necesidades:

Si desea que sus empleados brinden lo mejor, debe equiparlos con las mejores herramientas y tecnologías. Las oficinas modernas generalmente están equipadas con tecnologías de vanguardia, pero cuando su gente no está trabajando desde la oficina, esto puede convertirse en un desafío. Se convierte en un obstáculo masivo en su productividad. Debe analizar estos aspectos cruciales y proporcionar a los empleados equipos que puedan llevar a casa. Si no es posible comprar ordenadores portátiles a granel en este momento, asegúrese de ofrecerles la asistencia financiera que necesitan.

Herramientas esenciales para trabajar de forma remota:

Uno de los aspectos más importantes de trabajar desde casa son las herramientas. De hecho, todos los demás puntos se van por el desagüe si no tienes el conjunto perfecto de herramientas. No importa qué tan productivo seas o qué tan motivado estés, sin el conjunto adecuado de herramientas que funcionen desde casa es simplemente imposible, ya sean herramientas de videoconferencia o de gestión de proyectos. Existen actualmente una gran cantidad de herramientas en el mercado y la buena noticia es que la mayoría de ellas tienen un período de prueba gratuito y se pueden usar antes de subirse al vagón del teletrabajo.

  • Aplicaciones de videoconferencia: Nada se acerca más a una experiencia en vivo que la videoconferencia, y solo somos tan buenos como nuestros mejores recursos. Actualmente el más popular para hacer videoconferencia es Zoom. Proporciona una excelente calidad de video y audio y es extremadamente fácil de usar. Tiene una opción de grabación que le permite grabar llamadas que podría necesitar volver a visitar.
  • Aplicaciones de chat: Las aplicaciones de chat en línea ahora son una parte esencial de las organizaciones modernas. A menudo se consideran como el reemplazo de los correos electrónicos internos. En la situación de trabajo remoto, las herramientas de chat son aún más importantes para mantener el flujo de comunicación interna.

Conclusión

Trabajar de forma remota no solo beneficia al empleado sino también al empleador. El teletrabajo puede realmente mejorar la productividad, la felicidad, reducir el desgaste de los empleados y disminuir los costos operativos generales de las empresas.

¿Suena como algo de lo que su organización puede beneficiarse? ¡Cuéntanos en los comentarios a continuación!


Sobre el Autor

Desde joven siempre tuve inquietud por los temas relacionados con el desarrollo personal pero no fue hasta hace algunos años cuando decidí convertirme en un estudiante activo de la psicología positiva, la motivación y la búsqueda del éxito y la felicidad. Autor del libro Camino a la superación.

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